Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2017-2018

Du 1er avril 2017 au 31 mars 2018


Table des matières

Introduction

Description de la structure de l'institution

Arrêté de délégation

Interprétation du rapport statistique

Activités de sensibilisation et de formation

Aperçu des politiques et procédures organisationnelles nouvelles ou modifiées

Questions clés ayant trait aux plaintes et/ou enquêtes liées à la protection des renseignements personnels

Surveillance des délais pour le traitement des demandes liées à la protection des renseignements personnels

Atteintes importantes en matière de protection des renseignements personnels

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Divulgations faites en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe A – Arrêté de délégation

Annexe B – Rapport statistique


Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) confère à la population canadienne le droit général de consulter et de corriger leurs renseignements personnels contenus dans les dossiers des institutions fédérales. La LPRP restreint également la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. 

La LPRP accorde aux institutions fédérales 30 jours pour répondre aux demandes d’accès. Une prolongation du délai peut être obtenue si les documents à examiner sont nombreux ou bien s’il faut consulter d’autres organismes ou informer des tiers. Ce droit d’accès est assujetti à des exceptions précises et limitées.

Le présent rapport annuel au Parlement est présenté par le commissaire à l’intégrité du secteur public (le commissaire) en application de l’article 72 de la LPRP. La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, entrée en vigueur le 15 avril 2007, a créé le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada (le Commissariat). Elle a remplacé la Politique sur la divulgation interne d’information concernant des actes fautifs au travail du Conseil du Trésor.

Le mandat du Commissariat est d’établir un processus sûr, indépendant et confidentiel permettant aux fonctionnaires et au grand public de divulguer des actes répréhensibles pouvant avoir été commis dans le secteur public fédéral. Le Commissariat aide aussi à protéger contre les représailles les fonctionnaires qui ont fait une divulgation ou qui ont participé à des procédures connexes.

Le commissaire à l’intégrité du secteur public est un agent indépendant qui relève directement du Parlement.

Description de la structure de l’institution

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est le seul employé auquel incombent les responsabilités découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s’agit d’un rôle à temps partiel. Un entrepreneur aide le coordonnateur pour ce qui est du traitement des demandes.

Arrêté de délégation

En vertu de l’article 73 de la LPRP, le commissaire, en sa qualité de responsable de l’institution, a délégué aux titulaires des postes mentionnés dans l’arrêté de délégation ou aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire, ses délégations de pouvoir de la manière dont elles y sont décrites. Une copie de l’arrêté de délégation figure à l’annexe A.

Interprétation du rapport statistique

L’annexe B fournit un bref rapport statistique sur les demandes d’accès aux renseignements personnels traitées au Commissariat entre le 1er avril 2017 et le 31 mars 2018.

Le nombre de demandes reçues au cours de la période visée par le rapport est minime comparativement à la période 2015‑2016 (voir tableau 1). L’augmentation rapportée en 2015‑2016 est due aux multiples demandes présentées par un même individu. Le Commissariat n’a reçu qu’une nouvelle demande au cours de la période visée par le rapport et aucune demande n’a été reportée de la période de référence précédente. Cette demande a été traitée pendant la période de référence et en dedans de 30 jours. Aucune exception n’a été appliquée.

Aucune demande de consultation n’a été reçue d’autres institutions fédérales.

Aucun texte n’a dû être traduit pour répondre à la demande. Le Commissariat a dépensé environ 6 757 $ en ressources pour l’application de la LPRP.

Table 1 – Aperçu sur cinq ans des demandes

*Le total des demandes traitées comprend toutes les demandes reportées de périodes de référence antérieure.

Version textuelle

Ce graphique linéaire illustre les nouvelles demandes reçues et le total des demandes traitées pour les exercices 2013-2014 à 2017-2018. Les nombres de demandes sont indiqués sur l'axe des ordonnées, chacune des tranches équivalant à 5 et les exercices 2013-2014 à 2017-2018 sont représentées sur l'axe des abscisses.

  2013-2014 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018
Nouvelles demandes reçues 6 1 32 5 1
Total des demandes traitées 6 1 32 6 1

Activités de sensibilisation et de formation

Dû au fait qu’une seule demande ait été reçue pendant cette période de référence, aucune formation sur la protection des renseignements personnels n’a été offerte aux employés. Toutefois, un programme de mise à jour traitant des responsabilités de chacun face à l’AIPRP sera offert lors de la prochaine période de référence ainsi qu’un module sur les violations de la confidentialité.

Aperçu des politiques et procédures institutionnelles nouvelles ou modifiées

Aucune politique ou procédure institutionnelle touchant les pratiques en matière de protection des renseignements personnels n’a été créée ou modifiée pendant la période de référence.

Questions clés ayant trait aux plaintes et/ou enquêtes liées à la protection des renseignements personnels

Aucune plainte n’a été reçue par le Commissariat à la protection de la vie privée au cours de la période de référence.

Surveillance des délais pour le traitement des demandes liées à la protection des renseignements personnels

Bien qu’aucune vérification officielle des délais n’ait été effectuée au cours de la période visée par le rapport, le Commissariat utilise un système de gestion des cas pour effectuer le suivi des délais de traitement concernant les demandes d’accès aux renseignements personnels. Cet outil aide le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et l’entrepreneur chargés de l’exercice de cette fonction à assurer la surveillance des délais afin de veiller au respect des délais prévus par la LPRP.

Atteintes importantes en matière de protection des renseignements personnels

Au cours de la période de référence, il n’y a eu aucun cas d’atteinte importante en matière de protection des renseignements personnels.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le Commissariat n’a entrepris aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée durant la période de référence.

Divulgations faites en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Aucune divulgation n’a été faite en vertu de l’alinéa 8(2)m) pendant la période de référence.


Annexe A

Loi sur la protection des renseignements personnels – Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Le commissaire à l’intégrité du secteur public du Canada, en sa qualité de responsable de l’institution, délègue aux titulaires des postes mentionnés ci-dessous ou aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les pouvoirs et attributions du commissaire à l’intégrité du secteur public tels que décrits ci-dessous.

Poste Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Sous-commissaire

Coordonnateur AIPRP

Autorité absolue

Autorité absolue sauf article 8(2)m)


Je nomme France Duquette comme coordonnatrice de l’Accès à l’information et la protection des renseignements personnels.

Date : Le 10 mai 2017

Original signé par : Joe Friday, commissaire à l’intégrité du secteur public


Annexe B

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Commissariat à l'intégrité du secteur public du Canada

Période visée par le rapport : 2017/04/01 au 2018/03/31

 

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 1
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 1
Fermées pendant la période visée par le rapport 1
Reportées à la prochaine période de rapport 0

 

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 1 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 1 0 0 0 0 0 1

 

2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 0
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 0
27 0
28 0

 

2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

 

2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 1 0 0
Communication partielle 0 0 0
Total 1 0 0

 

2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiqués
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 13 13 1
Communication partielle 0 0 0
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 13 13 1

 

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiqués en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages
communiquées
Nombre de demandes Pages
communiquées
Nombre de demandes Pages
communiquées
Nombre de demandes Pages
communiquées
Nombre de demandes Pages
communiquées
Communication totale 1 13 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 13 0 0 0 0 0 0 0 0

 

2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée          
Total 0 0 0 0 0

 

2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0

 

2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombres de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

 

2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
de l'anglais au français 0 0 0
du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

 

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

 

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

 

Partie 5 – Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

 

5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

 

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0

 

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombres de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

 

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombres de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

 

Partie 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

 

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
ombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

 

Partie 8 – Plaintes et enquêtes
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
 0  0  0  0  0

 

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
Nombre d'EFVP terminées 0

 

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 2 620 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 4 137 $
Contrats de services professionnels 3 937 $  
Autres 200 $
Total 6 757 $

 

10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,01
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,02
Étudiants 0,00
Total 0,03