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Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2016-2017

Du 1er avril 2016 au 31 mars 2017

Table des matières

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP - la Loi) confère à la population canadienne le droit général de consulter et de corriger leurs renseignements personnels contenus dans les dossiers des institutions fédérales. La Loi restreint également la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels.

La Loi accorde aux institutions fédérales 30 jours pour répondre aux demandes d’accès. Une prolongation du délai peut être obtenue si les documents à examiner sont nombreux ou bien s’il faut consulter d’autres organismes ou informer des tiers. Ce droit d’accès est assujetti à des exceptions précises et limitées.

Le présent rapport annuel au Parlement est présenté par le commissaire à l’intégrité du secteur public (le commissaire) en application de l’article 72 de la LPRP. La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, entrée en vigueur le 15 avril 2007, a créé le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada (le Commissariat). Elle a remplacé la Politique sur la divulgation interne d’information concernant des actes fautifs au travail du Conseil du Trésor.

Le mandat du Commissariat est d'établir un processus sûr, indépendant et confidentiel permettant aux fonctionnaires et au grand public de divulguer des actes répréhensibles pouvant avoir été commis dans le secteur public fédéral. Le Commissariat aide aussi à protéger contre les représailles les fonctionnaires qui ont fait une divulgation ou qui ont participé à des procédures connexes.

Le commissaire à l’intégrité du secteur public est un agent indépendant qui relève directement du Parlement.

Description de la structure de l’institution

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est le seul employé auquel incombent les responsabilités découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s’agit d’un rôle à temps partiel. Un entrepreneur aide le coordonnateur pour ce qui est du traitement des demandes.

Arrêté de délégation

En vertu de l’article 73 de la LPRP, le commissaire, en sa qualité de responsable de l’institution, a délégué aux titulaires des postes mentionnés dans l’arrêté de délégation ou aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire, ses délégations de pouvoir de la manière qu’elles y sont décrites. Une copie de l’arrêté de délégation figure à l’annexe A.

Interprétation du rapport statistique

L’annexe B fournit un bref rapport statistique sur les demandes d’accès aux renseignements personnels traitées au Commissariat entre le 1er avril 2016 et le 31 mars 2017.

Le nombre de demandes reçues au cours de la période visée par le rapport est conforme à celui observé dans les périodes antérieures, à l’exception de deux périodes de référence soit 2014-2015 et 2015-2016 (voir le tableau ci-bas). L’augmentation rapportée en 2015-2016 est due aux multiples demandes présentées par un même individu. Le Commissariat a reçu cinq nouvelles demandes au cours de la période visée par le rapport et une demande a été reportée de la période de référence précédente, pour un total de six demandes. Une des cinq nouvelles demandes a été abandonnée. Les demandes restantes ont été traitées pendant la période de référence.

Aucune demande de consultation n’a été reçue d’autres institutions fédérales.

Certains passages de documents demandés étaient visés par les exceptions prévues aux articles 22.2, 26 et 27 de la LPRP. Quatre demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’alinéa 15(a) i) de la LPRP.

Aucun texte n’a dû être traduit pour répondre aux demandes. Le Commissariat a dépensé environ 28 400 $ en ressources pour l’application de la LPRP.

Aperçu sur cinq ans des demandes

ExerciceNouvelles demandes reçuesTotal des demandes traitées*
2012-201366
2013-201466
2014-201511
2015-20163232
2016-201756

*Remarque : Le total des demandes traitées comprend toutes les demandes reportées de périodes de référence antérieure.

Activités de sensibilisation et de formation

De la formation a été offerte aux employés sur différentes questions relatives à l’accès à l’information au besoin tout au long de la période de référence. L’élaboration d’un curriculum de formation pour les employés est envisagée pour la prochaine période lequel comprendrait un volet sur l’AIPRP.

Aperçu des politiques et procédures institutionnelles nouvelles ou modifiées

Aucune politique ou procédure institutionnelle touchant les pratiques en matière de protection des renseignements personnels n’a été créée ou modifiée pendant la période de référence.

Questions clés ayant trait aux plaintes et/ou enquêtes liées à la protection des renseignements personnels

Aucune plainte n’a été reçue par le Commissariat au cours de la période de référence.

Surveillance des délais pour le traitement des demandes liées à la protection des renseignements personnels

Bien qu’aucune vérification officielle des délais n’ait été effectuée au cours de la période visée par le rapport, le Commissariat utilise un système de gestion des cas pour effectuer le suivi des délais de traitement concernant les demandes d’accès aux renseignements personnels. Cet outil aide le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et l’entrepreneur chargés de l’exercice de cette fonction à assurer la surveillance des délais afin de veiller au respect des délais prévus par la Loi.

Atteintes importantes en matière de protection des renseignements personnels

Au cours de la période de référence, il n’y a eu aucun cas d’atteinte importante en matière de protection des renseignements personnels.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le Commissariat n’a entrepris aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée durant la période de référence.

Divulgations faites en vertu de l'aliéna 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Aucune divulgation n’a été faite en vertu de l’alinéa 8(2) m) pendant la période de référence.

Annexe A – Arrêté de délégation

Le commissaire à l’intégrité du secteur public du Canada, en sa qualité de responsable de l’institution, conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, délègue aux titulaires des postes mentionnés ci-dessous ou aux personnes occupant à titre intérimaire les dits postes, les pouvoirs et attributions de la commissaire à l’intégrité du secteur public tels que décrits ci-dessous.

PosteArticles de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Sous-commissaireAutorité absolue
Coordonnateur AIPRPAutorité absolue, sauf l’alinéa 8(2)m)

Je nomme France Duquette à titre de coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

(La version originale a été signée par)

Joe Friday
Commissaire à l’intégrité du secteur public
17 mai 2017

Annexe B – Rapport statistique

Nom de l’institution : Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada

Période visée par le rapport : 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

 Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport5
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente1
Total6
Fermées pendant la période d’établissement de rapport6
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport0

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandesDélai de traitement
1-15 jours16-30 jours31-60 jours61-120 jours121-180 jours181-365 joursPlus de 365 joursTotal
Communication totale00000000
Communication partielle00100001
Exception totale00300003
Exclusion totale00000000
Aucun document n'existe01000001
Demande abandonnée01000001
Ni confirmée ni infirmée00000000
Total02400006

2.2 Exceptions

ArticleNombre de demandes
18(2)0
19(1)a)0
19(1)b)0
19(1)c)0
19(1)d)0
19(1)e)0
19(1)f)0
200
210
22(1)a)(i)0
22(1)a)(ii)0
22(1)a)(iii)0
22(1)b)0
22(1)c)0
22(2)0
22.10
22.24
22.30
23a)0
23b)0
24a)0
24b)0
250
261
271
280

2.3 Exclusions

ArticleNombre de demandes
69(1)a)0
69(1)b)0
69.10
70(1)0
70(1)a)0
70(1)b)0
70(1)c)0
70(1)d)0
70(1)e)0
70(1)f)0
70.10

2.4 Support des documents communiqués

DispositionPapierÉlectroniqueAutres
Communication totale000
Communication partielle100
Total100

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique
Disposition des demandesNombre de pages traitéesNombre de pages communiquéesNombre de demandes
Communication totale000
Communication partielle1 209101
Exception totale2 03803
Exclusion totale000
Demande abandonnée001
Ni confirmée ni infirmée000
Total3 247105
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
DispositionMoins de 100 pages traitées101-500 pages traitées501-1 000 pages traitées1 001-5 000 pages traitéesPlus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquées
Communication totale0000000000
Communication partielle11000000000
Exception totale3000000000
Exclusion totale0000000000
Demande abandonnée1000000000
Ni confirmée ni infirmée0000000000
Total51000000000
2.5.3 Autres complexités
DispositionConsultation requiseAvis juridiqueRenseignements entremêlésAutresTotal
Communication totale00000
Communication partielle00000
Exception totale00000
Exclusion totale00000
Demande abandonnée00000
Ni confirmée ni infirmée00000
Total00000

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaireMotif principal
Charge de travailConsultation externeConsultation interneAutres
00000
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retardNombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogéNombre de demandes en retard où le délai a été prorogéTotal
1-15 jours000
16-30 jours000
31-60 jours000
61-120 jours000
121-180 jours000
181-365 jours000
Plus de 365 jours000
Total000

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traductionAcceptéesRefuséesTotal
De l’anglais au français000
Du français à l’anglais000
Total000

Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e)Alinéa 8(2)m)Paragraphe 8(5)Total
0000

Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçuesNombre
Mentions annexées0
Demandes de correction acceptées0
Total0

Partie 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé15a)(i) Entrave au fonctionnement15a)(ii) Consultation15b) Traduction ou conversion
Article 70Autres
Communication totale0000
Communication partielle1000
Exception totale2000
Exclusion totale0000
Aucun document n'existe0000
Demande abandonnée0000
Total3000

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations15a)(i) Entrave au fonctionnement15a)(ii) Consultation15b) Traduction ou conversion
Article 70Autres
1-15 jours1000
16-30 jours2000
Total3000

Partie 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

ConsultationsAutres institutions du gouvernement du CanadaNombre de pages à traiterAutres organisationsNombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport0000
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente0000
Total0000
Fermées pendant la période d’établissement de rapport0000
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport0000

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

RecommandationNombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1-15 jours16-30 jours31-60 jours61-120 jours121-180 jours181-365 joursPlus de 365 joursTotal
Communiquer totale00000000
Communiquer partielle00000000
Exempter totale00000000
Exclure totale00000000
Consulter une autre institution00000000
Autre00000000
Total00000000

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

RecommandationNombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1-15 jours16-30 jours31-60 jours61-120 jours121-180 jours181-365 joursPlus de 365 joursTotal
Communiquer totale00000000
Communiquer partielle00000000
Exempter totale00000000
Exclure totale00000000
Consulter une autre institution00000000
Autre00000000
Total00000000

Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de joursMoins de 100 pages traitées101-500 pages traitées501-1 000 pages traitées1 001-5 000 pages traitéesPlus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquées
1-150000000000
16-300000000000
31-600000000000
61-1200000000000
121-1800000000000
181-3650000000000
Plus de 3650000000000
Total0000000000

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de joursMoins de 100 pages traitées101-500 pages traitées501-1 000 pages traitées1 001-5 000 pages traitéesPlus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquées
1-150000000000
16-300000000000
31-600000000000
61-1200000000000
121-1800000000000
181-3650000000000
Plus de 3650000000000
Total0000000000

Partie 8 : Plaintes et enquêtes

Article 31Article 33Article 35Recours judiciaireTotal
00000

Partie 9: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nombre d’évaluations terminées0

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

DépensesMontant
Salaires10 000 $
Heures supplémentaires0 $
Biens et services18 400 $
  • Contrats de service professionnel
18 000 $
  • Autres
400 $
Total28 400 $

10.2 Ressources humaines

RessourcesAnnées-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein0.14
Employés à temps partiel et occasionnels0
Employés régionaux0
Experts-conseils et personnel d’agence0.18
Étudiants0
Total0.32
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